Klassisch - agil - hybrid: Welches Projektmanagement überzeugt?
Jedes Projekt ist an sein Umfeld gekoppelt, aber dennoch gibt es oftmals eine Best-Practice für effiziente Ergebniserzielungen. Doch hierbei spaltet eine Frage Projektleiter sehr stark – die richtige Form des Projektmanagements. Fakt ist, dass beide Typen sowohl Stärken als auch Schwächen aufweisen. Wie sieht es mit einer hybriden Variante, mit der Heraushebung der Stärken und einer Reduzierung der Schwächen aus?
Das professionelle Management dient der risikobegrenzten, chancenreichen und qualitätssteigernden Planung und Steuerung der Projektziele. Dabei spielen die Termintreue und der festgesetzte Kostenfaktor eine essenzielle Rolle. Ein gutes Projektmanagement sorgt obendrein für einen langfristig sicheren Erfolg.
Worauf ist zu achten?
Ändern sich die Rahmenbedingungen, können bewährte Managementmethoden obsolet werden. Das digitale Zeitalter geht mit kontinuierlichen Veränderungen und minderer Planbarkeit einher. Die Anzahl der Change-Projekte und die Komplexität der Anforderungen steigen. Unternehmen die sich bisher auf das klassische Projektmanagement berufen haben, stellen die Notwendigkeit agilerer Verfahren fest und interessieren sich für flexiblere Lösungen.
Gestiegene Komplexität erfordert agile Projektmanagementmethoden
Klassisches Projektmanagement besteht aus im Regelfall vier Phasen, deren Reihenfolge genau definiert wird. Der Startphase folgt die Planungsphase, auf der die Ausführungsphase, gefolgt von der Abschlussphase aufbaut. Wenn es sich um IT-Projekte handelt, spricht man von der Analysephase, der Designphase, der Entwicklung sowie dem Test und der Inbetriebnahme. Durch die aufeinander aufbauen und sich gegenseitig bedingenden Phasen wird dieses Modell auch Wasserfall-Methode genannt.
Das agile Projektmanagement verhält sich anders. Eine konkrete Durchplanung bis zum Finale bleibt aus. Vielmehr folgen Unternehmen einer Vision. Die Führung von Lasten- und Pflichtenheften entfällt und die gesamte Projektphase baut auf kleinen, sich in Reflexionsschleifen vollziehenden Schritten auf. Den Mittelpunkt bilden die Anwender und die Nutzer-Storys. Letztere geben Aufschluss über die Ansprüche des Produkts und die Problemlösung aus Kundensicht. Die Verfassung der User-Storys erfolgt im laufenden Projektprozess parallel zur Entwicklungsphase und wird vom Verantwortlichen des Entwicklerteams in Kooperation mit den Anwendern erstellt.
Agiles Projektmanagement unterteilt das Projekt in eine Abfolge kurzer, meist rund drei- bis vierwöchiger Sprints. Die User-Storys werden den Entwicklerteams in der Menge zugewiesen, wie sie im angestrebten Zeitraum realisierbar sind. Am Ende eines Sprints steht ein Produkt-Inkrement, also eine Teillösung zur Verfügung, die auf ihre Nutzbarkeit und Funktionalität getestet wird. Parallel zur Testphase startet der nächste Projektabschnitt.
Die Vorteile & Nachteile der Projektmanagementarten
Wie bereits angesprochen, sind weder das klassische noch das agile Projektmanagement ausschließlich stark oder schwach. Welche Variante sich eignet, hängt explizit von der Ausrichtung des Projekts ab. Die klassische Methode zeigt ihre Stärken bei Projekten, deren Ziele feststehen oder in denen sich Aufgaben in einem überschaubaren Zeitrahmen wiederholen. Müssen Vorschriften und Gesetzgebungen eingehalten und umfassende Dokumentationen erstellt werden, ist das klassische Projektmanagement eine sichere Methode.
Doch eignet sich das klassische Modell auch für Softwareentwicklungen?
Softwareprodukte werden in ihrer Entwicklung häufig umgeschrieben, neu geplant und in den Grundfesten verändert. Gleiches gilt auch bei umfangreichen Change- und Transformationsprojekten. Nur Flexibilität schafft die Möglichkeit, innerhalb einer Projektphase neueste Erkenntnisse einfließen zu lassen.
Hier zeigt das agile Projektmanagement seine Stärken. Das liegt nicht zuletzt daran, dass es seine Wurzeln in der IT-Branche hat und die kontinuierlichen Veränderungen innerhalb eines Projektverlaufs aufgreifen lässt. Bei Softwareprojekten steht am Anfang meistens nur eine Idee. Vorgaben, Anforderungen und Ziele sind unpräzise oder vollständig offen. Um die Schwächen des agilen Projektmanagements zu minimieren, sollten die Einzelziele der Sprints realistisch eingeschätzt werden. Werden Einzelziele aufgrund einer zu optimistischen Einschätzung nicht erreicht, ist eine langfristige finanz- und zielsichere Planung schwierig. Zu bedenken ist auch, dass das agile Modell zur anderen Organisationsstruktur eine andere Unternehmenskultur als das klassische Projektmanagement erforderlich macht. In zahlreichen Unternehmen sind die beiden Voraussetzungen nur in Einzelbereichen oder gar nicht vorhanden.
Die besten Faktoren aus zwei Modellen - das hybride Projektmanagement
Da beide Projektmanagementvarianten ihre Vorteile haben, lohnt es sich doch, das Beste aus den Modellen zu vereinen? Viele Unternehmen nutzen eine Hybridlösung und ziehen die Vorzüge aus dem klassischen und aus dem agilen Projektmanagement. Selbst wenn eine totale Umstellung geplant ist, lässt sich das Projektmanagement nicht per Schalterumlegung ändern. Im Endeffekt ist eine individuelle - projektspezifische Lösung die beste Wahl. Einige Projekte passen perfekt zum klassischen, andere Projekte eher zum agilen Projektmanagement. Bei dieser Vorgehensweise steht die Vereinigung der Stärken beider Optionen im Fokus, während die Schwächen deutlich gemindert werden.
Um diese Kombination im Unternehmen umzusetzen, sind undogmatische Entscheidungen auf der Führungsebene wichtig. Das Hauptaugenmerk ruht auf der Schaffung der optimalen Arbeitsumgebung der Projektteams. Die Nutzung der Tools aus beiden Bereichen schafft neue Möglichkeiten und erhöht die Flexibilität in Anpassung auf die Projektherausforderungen.
Wie praxistauglich ist das hybride Projektmanagement?
Bei hybriden Projekten steht die grobe Analyse am Anfang. Nach der Erstanalyse wird das Grobe in einzelne Schritte aufgeteilt und mit agilen Methoden betrachtet. Eine parallele Perspektive auf die Analyse, das Design und die Implementierung, den Test und den Betrieb ist einnehmbar. Tägliche Meetings aller Beteiligten sind für die synchrone Arbeit essenziell.
Durch die Aufteilung in einzelne Phasen, in der Fachsprache als Sprints bezeichnet, bleibt die Projektentwicklung flexibel und an die jeweilige Situation anpassbar. Schon im Verlauf einer Phase werden die User-Storys für den nächsten Abschnitt entwickelt. Wenn man von hybridem Projektmanagement spricht, sagt das aus, dass die agilen Elemente in die Grundlagen des klassischen Projektmanagements eingefügt sind.
Anstelle eines Status-Meetings enden Sprints mit Reviews. Hier werden alle Erfahrungswerte diskutiert und im Bezug auf ihre Relevanz für das Folgeprojekt geprüft. Die Terminverschiebung, eine Anpassung der Ressourcen und die Veränderung aktueller Erwartungen können Folgen des Erfahrungsaustauschs sein. Ein Vorteil dieser Vorgehensweise beruht auf der Früherkennung von Risiken, die unmittelbar nach einer Phase - und nicht erst bei Projektende erkannt werden.
Warum hybrides Projektmanagement einen Change erforderlich macht
Hauptsächlich wird die hybride Methode als Übergangslösung verwendet. Sie dient dazu, das agile Projektmanagement im Unternehmen kontinuierlich weiterzuentwickeln. Ein Struktur- und Kulturwandel sind in diesem Fall unerlässlich. Für eine professionelle Umsetzung sollte eine professionelle Change Management Steuerung erwogen werden, dessen Aufgabe in der Schaffung der notwendigen Rahmenbedingungen liegt.
Welcher Ansatz sollte in Projekten bevorzugt werden? Für viele Unternehmer mit einer tendenziellen Ausrichtung hat sich die Entscheidung zwischen klassisch und agil zu einer Glaubensfrage etabliert. Nur wer diesen Status überwindet und neuen, bereichs- und hierarchieübergreifenden sowie funktionsübergreifenden Prozessen offen gegenüber steht, sichert sich die Vorteile des hybriden Projektmanagements.
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